3 de julio de 2013
Las 10 mejores prácticas de BPM
5 de febrero de 2013
Estándares BPM según BPMI
8 de junio de 2010
Beneficios de BPM...
Automatización: mayor productividad, coherencia, reducción de errores, mayor satisfacción del cliente y conformidad.
Agilidad: tiempos más rápidos de respuesta a los problemas, tiempos más rápidos para desarrollar soluciones y para responder de forma inmediata.
Flexibilidad: combinación de escala, alcance y capacidad de los sistemas de información tradicionales con la agilidad, flexibilidad e innovación de las modernas tecnologías como Web 2.0; y mejora de una plataforma de información con las herramientas y técnicas de CPI, indicadores de desempeño (Balanced Scorecards), metodología, gobierno, entornos de trabajo y metadatos.
Visibilidad: realizar el seguimiento de transacciones empresariales individuales (incluso en tiempo real) por todo el proceso, penetrando en los subprocesos, acercándose a los procesos principales, y viendo el proceso desde la perspectiva de un rol en particular.
Colaboración: alineamiento y participación, especialmente entre TI y el negocio.
Gobierno: un modelo fuerte de control y cambio de la gestión que crea confianza en los clientes, socios, proveedores, reguladores y accionistas. BPM garantiza el seguimiento de las políticas de utilización y reutilización, y proporciona supervisión de las tareas y del flujo de trabajo.
Objetivos funcionales de BPM
Efectividad de los Procesos
BPM se esfuerza en maximizar la efectividad de los procesos de negocio de las siguientes maneras:
- Determina el proceso óptimo para las condiciones actuales
- Hace funcionar el proceso tan efectivamente como sea posible
- Posibilita decisiones y controles en busca de la eficiencia Continua
Supervisión en Tiempo Real
BPM proporciona visibilidad del estado de los procesos actuales y extrae las métricas clave, importantes en lo que ese proceso afecta a la empresa. De esta forma, puede juzgar la efectividad de sus procesos ahora, y diseñar después procesos que mejorarán el rendimiento frente a estas métricas
Análisis de Futuro
Con BPM se puede simular el rendimiento de los procesos antes de implementarlos. Se puede experimentar con diferentes alternativas, niveles de recursos, reglas y más, preguntando “¿y si . . . ?” en lo que respecta a cómo podría funcionar mejor el proceso.
Automatización
BPM permite automatizar la ejecución de muchas tareas de procesos que pueden haber sido controladas anteriormente de forma manual. Para ello, puede combinar servicios nuevos y ya existentes.
Control y Toma de Decisiones
BPM otorga a los directores de negocio control directo sobre ciertos puntos de cambio y control en lo referente a cómo los sistemas de información facilitan la gestión de los procesos.
Supervisión y Análisis de los procesos
BPM permite ver los procesos mientras se ejecutan, y determinar cómo las transacciones de negocio que fluyen a través de los procesos afectan a las métricas empresariales clave.
BPM proporciona las herramientas no sólo para reaccionar y responder, sino para también gestionar amenazas inminentes y oportunidades de forma proactiva. BPM le proporciona información que ayuda a desvelar la raíz de los problemas y le ofrece información objetiva y sobre la que se puede actuar en términos de la acción a tomar para mejorar el proceso
Agilidad de los procesos
La transparencia y efectividad de los procesos son suficientemente poderosas, pero con BPM también es necesaria agilidad de los procesos. BPM permite el cambio directamente, tanto haciendo más eficientes los procesos existentes como desarrollando unos nuevos.
Comunicación y Colaboración
BPM permite al equipo de procesos:
- Acordar las métricas del rendimiento de los procesos de negocio
- Compartir modelos de proceso y semánticas empresariales comunes
- Comunicar de forma clara las tareas a realizar
Otros objetivos funcionalidades que persigue BPM como enfoque son:
- Búsqueda de un punto central de cambio en la infraestructura de procesos y lógica de reglas (el modelo de procesos)
- Minimizar la cantidad de código que se debe desarrollar y maximiza la reutilización de capacidades existentes
- Presentar la funcionalidad existente como servicios reutilizables que se pueden convertir gráficamente en nuevas aplicaciones y procesos
- Compartir la carga del diseño y cambio fuera del grupo de TI
- Simular de forma rápida el funcionamiento de nuevos procesos antes de su implementación
- Ahorrar al encargado de procesos la complejidad de lidiar con sistemas diferentes y alinear el trabajo que tiene que realizar y las herramientas que necesita a través de un único entorno de procesos personalizado.
- Asignar actividades a las personas de forma automática y según cualquier criterio, o según cargas de trabajo.
- Recordar a las personas sus actividades, las cuales son parte de una cola de WorkFlow.
- Optimizar la colaboración entre personas que comparten actividades.
- Automatizar y controlar el flujo de documentos, datos e imágenes.
- Asignarle proactivamente a las personas que deben ejecutar las actividades, todos los recursos necesarios (Documentos, información, Aplicaciones, etc.) en cada una de ellas.
- Definir y controlar “alertas” según criterios de tiempo, de evento o de condición, provocando así algún mensaje a un supervisor, un “escalado” de actividades a otras personas para que las resuelvan, y/o una resignación automática.
- Modificar los procesos y gestionar excepciones “en vivo”, o “al vuelo”, y desde cualquier lugar, es decir, permitir modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla
- Proveer métricas para responsables de áreas, organizadores, gestores de procesos y calidad, tanto para efectos de Mejora Contínua como de Indicadores de Calidad y de Gestión.
BPM 360º ... (Ciclo de vida de BPM)
Cuando hablamos de BPM 360º estamos haciendo referencia a cubrir la mejora continua de los procesos de una empresa
Normalmente se partirá de un análisis de la situación actual de los procesos empresariales (Monitorización de los Procesos Actuales, recogiendo algunos indicadores de referencia) que nos indicará qué desearíamos mejorar para conseguir unos resultados empresariales. Una vez que conocemos que tenemos que desarrollar un proyecto BPM, comenzamos a Modelizar y Diseñar Procesos de Negocio, creando lo que se denomina como Arquitectura Empresarial (se detecta el mapa de procesos de la empresa y se modelizan los procesos para su automatización, así como se definen los nuevos indicadores a controlar para orientarnos hacia los objetivos de negocio). En la Automatización e Integración, se ejecutan los procesos de negocio utilizando motores de Workflow y soluciones de integración de aplicaciones (para conectarnos con los aplicativos ya existentes) y de datos. Según se van ejecutando los procesos de negocio, se irá controlando el comportamiento mediante la monitorización (detectando cargas de trabajo, cuellos de botella, ineficiencias, buenos resultados, puntos de mejora…). En la monitorización se detectan mejoras a realizar, por lo que se empieza de nuevo el ciclo revisando la modelización y haciendo los ajustes necesarios de diseño. Estamos en un proceso de mejora continua.
BPM 360º
Con el término BPM 360º, estamos hablando que en BPM tenemos diferentes fases:
- Análisis de Procesos: Analizar los procesos actuales o nuevos para conocer cómo definirlos (definición de tareas, cómo ejecutar dichas tareas, quién realiza las tareas, dónde se realizan, qué datos utiliza, qué reglas de negocio deben cumplirse…)
- Diseño de Procesos: Diseñar los procesos de negocio siguiendo una notación BPM
- Ejecución de los procesos de negocio: automatizar los procesos con un motor de workflow e integrar las aplicaciones y datos para que exista una orquestación adecuada.
- Monitorización y Análisis: Monitorizar las actividades de negocio y relacionar la información de los procesos con la estrategia empresarial para conocer si nos encaminamos a los objetivos o no, y así tomar decisiones reactivas.
26 de mayo de 2010
Concepto de BPM (Business Process Management)
Una de las definiciones más completa sobre BPM la proporciona el experto en la solución Open Source para BPM Intalio, Esteban Felipe.
- Los directores de negocio pueden medir, controlar y responder a todos los aspectos y elementos de sus procesos operacionales de forma más directa.
- Los directores de tecnologías de la información pueden aplicar sus habilidades y recursos directamente en las operaciones de negocio.
- La dirección y los empleados de la organización pueden alinear mejor sus esfuerzos y mejorar la productividad y el rendimiento personal.
- La empresa, como un todo, puede responder de forma más rápida a cambios y desafíos al momento de cumplir sus fines y objetivos.
La implementación de BPM involucra la articulación de la estrategia, los procesos y la tecnología de una empresa para generar valor al negocio. A diferencia de los modelos de gestión anteriores, BPM se concentra en la articulación de las iniciativas estratégicas con los procesos de negocio, apalancados en estándares tecnológicos que facilitan su despliegue alineado en las operaciones diarias de la organización.
9 de abril de 2010
Introducción a BPM (Terminología básica)
El BPM, con sus enfoques evolucionados y sus tecnologías asociadas, se ha erigido como el componente crítico que proporciona a las organizaciones la agilidad y flexibilidad necesarias para responder de forma rápida y productiva a las nuevas oportunidades, a los cambios de mercado y a la legislación y normativas vigentes.
A lo largo de este blog se mencionará en numerosas veces el término “proceso de negocio”, por lo que es necesario realizar una definición del mismo.
El concepto de proceso de negocio debe incluir connotaciones de “producción de valor” hacia las entidades que se pueden considerar como clientes del proceso.
“Ordenación lógicamente interrelacionada de tareas desarrolladas en tiempo y espacio (con comienzo y fin, con entradas y salidas definidas) y que se orienta al logro de un objetivo de negocio, generando un output de valor (total o parcial) para el cliente del proceso”.
Esteban Felipe, analista de Intalio define a los procesos de negocios de la siguiente manera:
"Es un conjunto de actividades y decisiones, iniciadas por la ocurrencia de un evento específico, que se ejecutan de forma coordinada para alcanzar un objetivo de negocio concreto".
En esta definición es importante recalcar lo de “objetivo de negocio”, porque permite diferenciarlos de los otros procesos. Hay procesos que no son de negocios porque no logran una meta de negocio sino una meta operativa.
Ligado con esta definición el término “workflow” ha estado tradicionalmente asociado con la automatización de procesos de negocio, donde documentos, información y tareas son intercambiados y transferidos entre diferentes participantes, de acuerdo con un conjunto definido de reglas, para conseguir o contribuir a un objetivo de negocio.
La WfMC (Workflow Management Coalition), describe a los workflow como:
"Sistemas que, de manera completa, definen, gestionan, controlan y ejecutan flujos de trabajo en el contexto de procesos de negocio, a través de la ejecución de software, cuyo orden de ejecución es controlado por una representación computarizada del proceso de negocio".
El Workflow se corresponde con el establecimiento, análisis, modelado, definición y consiguiente implantación operacional del núcleo de los procesos de negocio de una organización.
La tecnología de workflow suele ser la solución apropiada ya que separa la lógica de los procedimientos del soporte tecnológico. De esta manera se facilita y se agiliza la incorporación de cambios posteriores en las reglas procedimentales que definen el proceso de negocio.
En el mercado de las tecnologías de información es común que exista una confusión acerca del significado e interrelación entre los conceptos de workflow, automatización de procesos y BPM (Business Process Management).
Por tanto, se establece como bases estas definiciones para comprender cuando se habla de una cosa y cuando se habla de otra.
Las tecnologías de “workflow” permite establecer control alrededor de las tareas manuales y las interacciones entre personas. El valor de esta tecnología es el de mejorar la gestión y la visibilidad sobre el trabajo que las personas están haciendo y típicamente utiliza algún tipo de mecanismo de colas o entrada de tareas.
Por el contrario, “automatización de procesos” se constituye como tecnología que es utilizada para reemplazar o incrementar la interacción humana.
Fundamentalmente se trata de tecnología para tipos de procesos orientados a interacción entre sistemas, en la mayoría de los casos sin ninguna intervención humana. El valor de esta tecnología es el de automatizar las tareas altamente repetitivas que las personas han hecho tradicionalmente cuando no había posibilidad de automatización ni integración.
- Acciones ejecutadas por personas y coordinación de diferentes perfiles.
- Interacción con sistemas y aplicaciones, en algunos casos sin necesidad de intervención de usuarios.
El BPM tiene en cuenta toda la complejidad asociada a los procesos de negocio reales y busca un enfoque global con el proceso como elemento principal.
Hasta el momento no se ha proporcionado una información real sobre BPM. En la próxima entrada explotaremos todo lo relacionado con este enfoque.