Las 10 mejores prácticas de BPM

Pensar en procesos; ser un proceso. Establecer una organización multifuncional en lugar de impulsar y sostener el proceso de orientación. Equipos de proceso y los propietarios de los procesos deben planificar juntos, reunirse regularmente, y trabajar colaborativamente. También debe estar involucrado directamente el stackholder.

Rodearse de capital humano que resulten efectivos. BPM es una nueva disciplina y las habilidades que ella requiere pueden ser difíciles de conseguir. Sin embargo, las personas que nos rodean pueden brindarnos más de lo que necesitamos. No es necesario que tengan títulos de trabajo, pero si tienen la correcta comprensión del negocio, de las personas, de los procesos y las habilidades de la cadena de valor de la empresa, entonces, estas personas son las adecuadas.

En este caso es necesario que se les enseñe y se les prepare para que puedan afrontar todo lo necesario con BPM (asistir a conferencias, visitar sitios Web, leer blogs, buscar empresas que hayan implementado eficazmente BPM y que hayan creado un valor de negocio real, etc).

“Adoptar” un ejecutivo. Apoyarnos en personal de altas jerarquías que tengan la capacidad de resolver grandes problemas y contar con ellos como patrocinadores, promotores, y evangelizadores dentro de la organización es de gran valía al momento de implementar BPM .

Es necesario que sean entusiasmados y educados acerca de lo que BPM puede hacer por ellos.

Grandes expectativas. BPM involucra muchos actores, y cada uno, naturalmente, forman sus propias perspectivas y definiciones de éxito. En todo momento se debe ser claro acerca de la propuesta de valor de sus programas y proyectos. Repita estos a menudo directamente con ellos para evitar la “ampliación de las expectativas".

Elige una metodología. Si la organización cuenta con programas de mejoras de procesos como Lean o Six Sigma, entonces se tiene una una base efectiva para implementar BPM.

En caso de no ser así, se debe seleccionar una metodología de gestión de mejora de procesos adecuada para la organización y su cadena de valor y establecerla como uno de los pilares de la arquitectura de los procesos

La tecnología adecuada. Elegir la tecnología que mejor satisfaga las necesidades y requerimientos del negocio.

La tecnología varía considerablemente de un vendedor a otro. Después de encontrar el conjunto de tecnología que se adapte a la arquitectura de procesos, se debe verificar que la solución satisfaga las necesidades de la empresa.

Escuchar al cliente. El objetivo de BPM es crear valor para el cliente. Utilizar BPM para visualizar sus negocios es la manera ideal en que lo pueden hacer los clientes. A los clientes les interesa que les brinden un servicio excepcional y recibir lo que ellos solicitan (al mejor precio y cuando ellos lo requieran). Todo lo que se hace, en última instancia, debería crear más valor para los clientes.

Elegir un proyecto. Dentro de las organizaciones suele oírse el siguiente dilema al momento de implementar proyectos BPM. ¿Tantos proyectos con tan poco tiempo?. Lo primero que debemos hacer es elegir el proyecto que proporciona mayor valor y mayor ROI -Return of Investment (Retorno de Inversión) al negocio y que se puede completar en tres meses o menos.

Es necesario recordar que no se tiene que mejorar todos los procesos completos de una vez.

Antes que nada se debe medir. No se debe empezar a diseñar nuevos procesos hasta que no se haya diagnosticado el entorno actual de los procesos.

El uso de herramientas BAM -Business Activity Monitoring (Monitoreo de Actividades de Negocio) permite ejecutar mediciones basadas en el conocimiento del entorno actual.

Planificar el cambio. BPM es un sistema de cambio. Está diseñado para ayudar a identificar dónde es necesario el cambio y para que se puedan ejecutar cambios rápidamente y llegar al siguiente nivel de rendimiento operativo.

El conjunto de medidas que se deben tomar al planificar el cambio debe abarcar la gestión de los cambios, la aplicación de políticas para realizar los cambios, la articulación de las aprobaciones del cambio, el reconocimiento de los eventos de cambio y las medidas a cambiar.