Introducción a BPM (Terminología básica)

El actual escenario económico y la gran competitividad en los negocios, demanda una mayor agilidad por parte de las empresas para afrontar los cambios. Frecuentemente, esta agilidad se ve frenada por la estructura de sistemas y aplicaciones de las organizaciones, entornos poco flexibles que limitan la capacidad de adaptación al cambio. Esta rigidez hace que cualquier necesidad de negocio requiera implementar un desarrollo técnico, instalar una nueva solución, etc. Las organizaciones demandan soluciones fiables y que a su vez les doten de la suficiente flexibilidad para hacer frente a un mercado tan cambiante como el actual, haciéndolas más competitivas.

El BPM, con sus enfoques evolucionados y sus tecnologías asociadas, se ha erigido como el componente crítico que proporciona a las organizaciones la agilidad y flexibilidad necesarias para responder de forma rápida y productiva a las nuevas oportunidades, a los cambios de mercado y a la legislación y normativas vigentes.

A lo largo de este blog se mencionará en numerosas veces el término “proceso de negocio”, por lo que es necesario realizar una definición del mismo.

El concepto de proceso de negocio debe incluir connotaciones de “producción de valor” hacia las entidades que se pueden considerar como clientes del proceso.

Davenport define a un proceso de negocio de la siguiente manera:

“Ordenación lógicamente interrelacionada de tareas desarrolladas en tiempo y espacio (con comienzo y fin, con entradas y salidas definidas) y que se orienta al logro de un objetivo de negocio, generando un output de valor (total o parcial) para el cliente del proceso”.

Esteban Felipe, analista de Intalio define a los procesos de negocios de la siguiente manera:

"Es un conjunto de actividades y decisiones, iniciadas por la ocurrencia de un evento específico, que se ejecutan de forma coordinada para alcanzar un objetivo de negocio concreto".

En esta definición es importante recalcar lo de “objetivo de negocio”, porque permite diferenciarlos de los otros procesos. Hay procesos que no son de negocios porque no logran una meta de negocio sino una meta operativa.

Ligado con esta definición el término “workflow” ha estado tradicionalmente asociado con la automatización de procesos de negocio, donde documentos, información y tareas son intercambiados y transferidos entre diferentes participantes, de acuerdo con un conjunto definido de reglas, para conseguir o contribuir a un objetivo de negocio.

La WfMC (Workflow Management Coalition), describe a los workflow como:

"Sistemas que, de manera completa, definen, gestionan, controlan y ejecutan flujos de trabajo en el contexto de procesos de negocio, a través de la ejecución de software, cuyo orden de ejecución es controlado por una representación computarizada del proceso de negocio".

El Workflow se corresponde con el establecimiento, análisis, modelado, definición y consiguiente implantación operacional del núcleo de los procesos de negocio de una organización.

La tecnología de workflow suele ser la solución apropiada ya que separa la lógica de los procedimientos del soporte tecnológico. De esta manera se facilita y se agiliza la incorporación de cambios posteriores en las reglas procedimentales que definen el proceso de negocio.

En el mercado de las tecnologías de información es común que exista una confusión acerca del significado e interrelación entre los conceptos de workflow, automatización de procesos y BPM (Business Process Management).

Por tanto, se establece como bases estas definiciones para comprender cuando se habla de una cosa y cuando se habla de otra.

Las tecnologías de “workflow” permite establecer control alrededor de las tareas manuales y las interacciones entre personas. El valor de esta tecnología es el de mejorar la gestión y la visibilidad sobre el trabajo que las personas están haciendo y típicamente utiliza algún tipo de mecanismo de colas o entrada de tareas.

Por el contrario, “automatización de procesos” se constituye como tecnología que es utilizada para reemplazar o incrementar la interacción humana.

Fundamentalmente se trata de tecnología para tipos de procesos orientados a interacción entre sistemas, en la mayoría de los casos sin ninguna intervención humana. El valor de esta tecnología es el de automatizar las tareas altamente repetitivas que las personas han hecho tradicionalmente cuando no había posibilidad de automatización ni integración.

Lo cierto es que la mayoría de los procesos de negocio reales necesitan de estos dos tipos de funcionalidad:

• Acciones ejecutadas por personas y coordinación de diferentes perfiles.
• Interacción con sistemas y aplicaciones, en algunos casos sin necesidad de intervención de usuarios.

El BPM tiene en cuenta toda la complejidad asociada a los procesos de negocio reales y busca un enfoque global con el proceso como elemento principal.

Hasta el momento no se ha proporcionado una información real sobre BPM. En la próxima entrada explotaremos todo lo relacionado con este enfoque.