Concepto de BPM (Business Process Management)

La decisión de mejorar los procesos de negocio como un camino para lograr mayor desempeño en los resultados de las compañías no es un tema nuevo. Desde la década de los 80 los procesos han sido abordados con diferentes metodologías. Sin embargo con el paso del tiempo estas iniciativas han afrontado el problema de mejoramiento desde perspectivas que no integran las variables que influyen directamente en los resultados de la actividad organizacional.

En aquel entonces, las actividades de la empresa no se percibieron como conjuntos de acciones relacionadas por principios de causalidad, en los que el resultado final en la prestación de un servicio o la generación de un producto, era la consecuencia de la articulación de este conjunto de actividades. En otras palabras estos procesos fueron vistos como prácticas dentro de áreas funcionales que no despertaron mayor interés por ser automatizados.

Con el paso del tiempo la visión sobre los procesos y las iniciativas de progreso organizacional fueron cambiando y se evidenciaron esfuerzos por realizar cambios en actividades del negocio, que se percibían como de mayor importancia por su impacto en el desempeño económico. Esto dio origen a los sistemas conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning), los cuales participaron como elementos de almacenamiento y consulta de información del proceso y no contaron con mecanismos robustos para controlar la gestión de los procesos de negocio de manera integral.

En la actualidad los procesos requieren ser gestionados independientemente de un dominio específico de un sistema. Ellos, constituyen el foco y la unidad primaria de iniciativas de automatización e integración de información, necesarios para responder ágilmente a los cambios exigidos por la dinámica del mercado. La gestión de procesos de negocio en estas condiciones ha dado origen a una nueva fase en la Gestión de Procesos de Negocios denominada Business Process Management (BPM).

Khan Rashid define BPM como:

“La disciplina de modelar, automatizar, manejar y optimizar procesos para incrementar la rentabilidad de un negocio”.

Por su parte, Smith Howard define BPM como:

“Una nueva aproximación para abordar y gestionar procesos de innovación en las compañías que construye el mejoramiento, a partir del estado actual de un proceso en un momento determinado y que plantea una diferencia radical frente a la reingeniería; la cual construye el mejoramiento desde la redefinición total del proceso”.

El Club-BPM define a la Gestión de Proceso de Negocio como:

“La metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua. Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administración de los procesos del negocio”.

Una de las definiciones más completa sobre BPM la proporciona el experto en la solución Open Source para BPM Intalio, Esteban Felipe.

“BPM (Gerencia de procesos de negocio) es un enfoque empresarial operativo basado en la coordinación de las actividades y decisiones que todas las partes involucradas deben realizar durante un proceso de negocio con el objetivo de convertirse en una organización altamente eficiente, ágil, innovadora y adaptable”.

Tomando en cuenta las definiciones anteriores diremos que la Gestión de Procesos de Negocios o Business Process Management es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales. BPM es un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno. BPM es una colaboración entre personas de negocio y tecnólogos para fomentar procesos de negocio efectivos, ágiles y transparentes.

BPM combina métodos ya probados y establecidos de gestión de procesos con un conjunto de herramientas de software empresarial. Con BPM:

• Los directores de negocio pueden medir, controlar y responder a todos los aspectos y elementos de sus procesos operacionales de forma más directa.
• Los directores de tecnologías de la información pueden aplicar sus habilidades y recursos directamente en las operaciones de negocio.
• La dirección y los empleados de la organización pueden alinear mejor sus esfuerzos y mejorar la productividad y el rendimiento personal.
• La empresa, como un todo, puede responder de forma más rápida a cambios y desafíos al momento de cumplir sus fines y objetivos.

La implementación de BPM involucra la articulación de la estrategia, los procesos y la tecnología de una empresa para generar valor al negocio. A diferencia de los modelos de gestión anteriores, BPM se concentra en la articulación de las iniciativas estratégicas con los procesos de negocio, apalancados en estándares tecnológicos que facilitan su despliegue alineado en las operaciones diarias de la organización.

BPM articula la estrategia, los procesos y la tecnología de una organización

Para lograr esta articulación es necesario desarrollar una serie de procesos que permiten alinear de manera controlada, los aspectos estratégicos del negocio, a través de la identificación y articulación de los conceptos claves del proceso y la asociación de los componentes tecnológicos que permitan flexibilizar los cambios en la cotidianidad empresarial.